Pozor na vzory a šablony dokumentací BOZP a PO na internetu, mohou vás dostat do velkých problémů.

Na předpřipravené vzory dokumentace BOZP a PO jsme již v některých našich článcích upozorňovali, ale zatím jen velmi krátce a nedostatečně. Protože se tu a tam setkáme u našich nových klientů s otázkou typu: „A co stáhnout z internetu nějaký ten vzor dokumentace? Nám to bude určitě stačit. Je to rychlý a určitě nám dáte slevu, ne?“, rozhodli jsme se, že jednou pro vždy všem vysvětlíme, proč na tuto otázku odpovídáme: „Vzor dokumentace BOZP a PO rozhodně ne! S takovou u nás bohužel nepořídíte.“ V tomto článku se budeme tedy věnovat připraveným šablonám a vzorům pro dokumentaci BOZP a PO a pokusíme se vám osvětlit všechna jejich úskalí.

Argumenty, proč říct vzorům jasné NE!

Uvědomte si, že BOZP a PO jsou extrémně složité agendy. Jejich správnému a kvalitnímu zvládnutí předchází řada analýz a dalších úkonů a dokumentů. Nejčastěji se jedná o níže uvedené:

• vstupní audit
• registr rizik
• kategorizace prací
• školení zaměstnanců
• revize a kontroly
• interní směrnice
• požární ochrana
• kniha úrazů

Na základě těchto skutečností je teprve možné zvládnout agendy BOZP a PO na vysoké úrovni tak, aby v praxi opravdu fungovaly. Pokud se všem těmto krokům vyhnete a jen vyplníte předpřipravený vzor nebo nějakou šablonu staženou z internetu, jak chcete dosáhnout výsledku? A jde vám vůbec o kvalitní výsledek nebo jen o jakousi dokumentaci na oko pro úřady? To je třeba si řádně rozmyslet. Jenže pozor, ani úřady vám dokumentaci vypracovanou podle nějakého pochybného vzoru nemusí uznat a můžete za to ve finále draze zaplatit.

„Jde vám o kvalitní výsledek nebo chcete mít dokumentaci BOZP a PO jen na oko pro kontrolním orgány?“

Pamatujte na to, že dokumentace BOZP a PO se zpracovává každé firmě na míru, a to zejména dle následujících faktorů:

• velikost a hierarchie firmy
• počet zaměstnanců
• profesní zaměření
• druh provozu dle rizikovosti

Každá firma je tedy jiná, má jiné pracovní prostředí, je jinak riziková, používá jiné technologie, jiné stroje atd. A do dokumentace pak všechny tyto náležitosti musíte zpracovat tak, aby na sebe všechno logicky navazovalo a dávalo smysl. Ale to není vše. Existuje také řada dalších legislativních povinností, které musíte při zpracování dokumentace BOZP a PO zohlednit.

„Každá firma je originál. Má jiná rizika, jiné technologie, jiné pracovní prostředí. A tomu je potřeba přizpůsobit také dokumentaci.“

Pokud vás zajímá, co má dokumentace BOZP obsahovat, přečtěte si podrobný článek “Co obsahuje dokumentace BOZP? ”. Po přečtení těchto článků rychle pochopíte, že vyplněním firemních údajů do vzorové či šablonové dokumentace BOZP, kterou jste si právě stáhli nebo koupili na internetu, úřady a kontrolní orgány (SÚIP, HZS) rozhodně neuspokojíte  a hrozí Vám sankce !

„Stále jste v pokušení a něco vám říká, ušetřím? Připravte se na pokutu!“

Přiznejte se, že jste stále v pokušení si najít na internetu nějaký ten vzor nebo šablonu pro dokumentaci bezpečnosti práce a požární ochrany, doplnit několik základních informací a mít to co nejdřív za sebou. Ano, je to jeden ze způsobů, jak tu agendu rychle a relativně levně vyřešit, nicméně důrazně varujeme, že je to velmi krátkozraké. Proč?

Konkrétní příklad z praxe středně velké výrobní firmy

Oslovil nás jeden nejmenovaný zákazník. Prozradit můžeme jen to, že se jednalo o středně velkou výrobní firmu s 50 zaměstnanci. Majitel přišel s tím, že si koupil vzory dokumentace BOZP a PO, které byly údajně zaměřené na konkrétní činnosti jeho firmy a byly přizpůsobené jejich provozu, ale že mu přišla neohlášena kontrola bezpečnosti práce z OIP a dostal pokutu, protože mu v dokumentaci našli řadu nesrovnalostí. Naštěstí byl úředník shovívavý a dal firmě jen pokutu v nejnižší možné míře (jednalo se naštěstí jen o desítky tisíc korun) s tím, že musí samozřejmě zjištěné nedostatky odstranit v předem domluveném termínu.

Majitel firmy se snažil vzor dokumentace BOZP reklamovat u firmy, od které je zakoupil, ale bohužel neúspěšně. A protože neměl moc času, reklamaci vzdal. Začal tedy pátrat na internetu a přečetl si jeden z našich článků, kde jsme na vzory upozorňovali. Neváhal a kontaktoval nás. Druhý den byl jsme byli u něj na firmě, kde nás seznámil se všemi podklady, abychom jeho situaci prověřili a případně dali co nejdříve do pořádku.

V čem byl tedy problém? Jaký problém odhalil úředník z OIP při kontrole dokumentace BOZP této firmy? Přesně to, co jsme předpokládali. Měl nesprávně zpracované místní podmínky a interní směrnice, chyběl mu registr rizik a kategorizace prací. Takže jsme začali hezky od začátku, tedy prověrkou BOZP , díky kterému jsme načerpali, co, za jakých podmínek a v jakém prostředí vlastně dělá. Sestavili jsme mu komplexní dokumentaci nejen BOZP, ale také PO. Protože byl z celé situace značně nervózní a neměl už moc důvěry, připomněli jsme mu, že za námi zpracovanou dokumentace zodpovídáme a navíc, že u další kontroly ho zastoupíme a dokumentaci BOZP a PO si obhájíme. Vše jsme dali do naprostého pořádku a při kontrole vše proběhlo velmi hladce. Prošli jsme na výbornou. Jak snadné, že?