Máte na provozovně archiv nebo spisovnu? Jak to poznat?

Může se to zdát jako slovíčkaření, na každý z těchto pojmů, se ale vztahují úplně jiné podmínky a náležitosti. Jak tedy spisovnu rozeznat od archivu? Jaké přešlapy naši technici u klientů často pozorují?

Během pravidelných návštěv u klientů je jednou z věcí, na kterou se naši technici zaměřují, také kontrola spisoven. Ty se totiž u klientů vyskytují nejčastěji. Na rozdíl od archivů, ty se objevují u klientů pouze v ojedinělých případech, například u obcí (a i zde to není pravidlem). Ve spisovnách se věnuje pozornost především správnému označení regálů, nosnosti a přetěžování polic regálů, celkovému technickému stavu a případně (ne)dostatečnosti uchycení.

Nepleťte si pojmy s dojmy

Naši technici se ovšem během svých kontrolních návštěv setkávají s častým špatným zařazením prostoru s uloženými dokumenty. Již v několika případech byla spisovna mylně pojmenována jako archiv. Ovšem v tom případě by poté měla splňovat dané náležitosti. Jak je to tedy správně jednou pro vždy?

• Spisovna – Jedná se o místnost, ve které jsou uloženy dokumenty čekající na skartaci (případně na uložení do archivu). Prostory spisovny musí být řádně odvětrávány a musí zde být zachovaná stálá vlhkost a teplota. Vnitřní vybavení musí mít z nehořlavých materiálů.
• Archiv – Ten, byť má podobnou funkci jako spisovna, je specifikován tak, že se zde nacházejí dokumenty, s nimiž se počítá, že zde budou uloženy trvale (nebo po velmi dlouhou dobu). U obcí to jsou např. dokumenty věnující se stavbám, případně účetnictví. Archiv se dále již svými požadavky na BOZP a PO značně liší. Řadí se do prostorů se zvýšeným požárním nebezpečím, z čehož plynou určité náležitosti. Zejména je nutné vypracovat dokumentaci o začlenění dle požárního nebezpečí a vyhotovení požárního řádu. Dále, podle podmínek na daném pracovišti, je občas potřeba zřídit i požární hlídky, pokud archiv tvoří spolu s ostatními prostory jeden požární úsek a nachází se na něm 3 a více zaměstnanců. Na rozdíl od spisoven, pro které tyto specifické kroky neplatí.

Naši technici to rozlousknou za vás!

I proto si naši technici musí dané pracoviště důkladně projít a na základě dalších podrobnějších informací od klienta zjistí, jaké dokumenty zde uchovávají, jak dlouho apod. Na základě těchto dodatečných informací poté technik správně danou místnost zařadí do správné kategorie a podnikne další kroky a vyhotoví příslušnou dokumentaci. Tím se klient vyhne potížím při kontrole například z Hasičského záchranného sboru a ušetří tím až řádově miliony korun na pokutách!

S námi máte všechny pojmy pod palcem!

Obraťte se na společnost EXTÉRIA a nechte vedení BOZP a PO dokumentace na profesionálech! Garantujeme 100% úspěšnost během zástupu na kontrolách ze strany státních kontrolních úřadů! Kontaktujte nás dříve, než bude pozdě na tel. čísle +420 720 023 709 a vše ostatní už nechte na nás.